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No.16 総務

会社の顔となる「受付」をはじめ、幅広い仕事を担当します。

会社には、お取引先をはじめとして、いろんなお客様がいらっしゃいます。そんなお客様を受付で応対し、応接室などへご案内したり、工場見学のために担当者に引き継ぐのが総務の仕事です。会社訪問のシーズンになれば、学生のみなさんにもまず受付でお会いすることになります。「今年はどんな学生さんが会社訪問に来るんだろう?」って毎年楽しみにしていますよ。どんなお客様に対しても、私たちの応対が会社の第一印象を決めてしまいますから、いつも笑顔を絶やさないようにしています。また、各部署の要望をまとめて、オフィスで使ういろんな消耗品を発注するのも、総務の仕事。文房具などをカタログで選んでインターネットで注文することもあれば、近くのホームセンターなどに買い出しに行くこともあります。「どんな商品が使いやすいんだろう」を考えながら、少しでも安い商品を選んでコスト削減にも貢献しています。そうそう、新入社員のための机やイスの手配も総務の仕事なんですよ。

みんなが働きやすいルールを作っていきます。

総務の仕事範囲はとても広いことが特徴ですね。日常的な仕事の他に、入社式などの社内行事の準備も行います。会場の手配はもちろん、永年勤続の表彰などの準備や、式典での介添えも総務が行っています。とにかく会社全体に関わることは総務の管轄。たとえば、ゴミの分別のルールを決めて、全部署に広報したことも。宅配便の会社と打ち合わせをして、各部署と調整をしながら宅配便の締切時間を決めたこともあります。他にもいろんな部署から来る「これをやって欲しい」という要望にも応えていきます。ルールが決まっていないことであれば「どんなルールにすると、みんなが働きやすいんだろう?」と考えながらルールを決めていきます。会社のみんなが「働きやすい」と感じてもらえることが、総務スタッフの一番の喜びですね。

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